Auf bezahlbarer gebrauchter Hardware laufen Linux oder auch ChromeOS-flex gut. Für letzteres braucht man zwar ein Google Konto, aber seine Daten kann man ja für sich (in der nextcloud) behalten. Dafür bekommt man ein Gerät das endbenutzerfreundlich ist; sowohl hinsichtlich Benutzeroberfläche als Sicherheit und Wartung der Software.
wie gesagt - lass uns mal telefonieren. Die Frage ist ja, was Dein Verein so tut (und wie vor allem). Viele Leute, welche Aufgaben, welche Prozesse, welche gemeinsamen Vorstellungen von Zusammenarbeit…